MODUL KKPI KELAS 1 SEMESTER 1

MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAKPENGOLAH KATA

04

MATA DIKLAT :

KETERAMPILAN KOMPUTER DAN

PENGELOLAAN INFORMASI

PROGRAM KEAHLIAN :

SEMUA PROGRAM KEAHLIAN

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH

DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN

2005

2. KEGIATAN BELAJAR 1

2.1. Tujuan PemelajaranSiswa mampu menjelaskan dan mempersiapkan Perangkat Lunak untuk dapat digunakan mengolah kata;2.2. Definisi Perangkat Lunak Pengolah Kata

Perangkat Lunak Word Processor (selanjutnya disebut pengolah kata) adalah suatu program pengolah dokumen berisi teks dan gambar yang memiliki banyak keistimewaan dan sangat profesional dibanding dengan program teks yang sudah ada.

Dalam sistem operasi berbasis teks seperti DOS kita bisa memanfaatkan perintah copy con untuk membuat file teks, walaupun sifatnya sangat-sangat terbatas. Sedangkan dalam sistem operasi GUI seperti Windows sebenarnya sudah ada notepad maupun Wordpad yang kemampuannya dalam mengolah kata sudah cukup baik. Namun karena tuntutan terhadap kebutuhan untuk bekerja dengan teks dan obyek-obyek lain yang semakin kompleks akhirnya harus dipergunakan Perangkat Lunak yang benar-benar bisa memenuhinya.

Saat ini sudah terdapat banyak sekali Perangkat Lunak pengolah kata yang bisa mengerjakan bermacam tugas yang sangat kompleks. Contoh-contohnya adalah Wordstar, ChiWriter, WordPerfect, MS Work, Microsoft Word, KWriter dan AmiPro.

Ciri khas Perangkat Lunak pengolah kata secara umum adalah mengolah mulai dari karakter, kata, kalimat, yang akhirnya membentuk suatu paragraf, sekumpulan paragraf membentuk satu halaman, dan kumpulan halaman membentuk sebuah naskah yang dalam hal ini disebut sebagai file atau dokumen.

Kemampuan utama Perangkat Lunak pengolah kata meliputi penulisan, pembentukan (formatting) penambahan, penghapusan, penyimpanan dan pencetakan.

2.3. Mempersiapkan Perangkat Lunak Pengolah Kata

Karena Perangkat Lunak pengolah kata yang paling banyak digunakan saat ini adalah MS Word, maka sebagai contoh aplikasi kita akan menjelaskan langkah-langkah pengoperasian Perangkat Lunak tersebut. Dengan asumsi bahwa sebagian besar aplikasi yang sama juga memiliki fasilitas serta fitur-fitur yang sebagian besar sama dengan MS Word.

Dalam lingkungan MS Windows kita bisa mengakses sebuah aplikasi yang sudah diinstal terlebih dahulu melalui lebih dari satu cara, antara lain:

1. Melalui Start

Langkah – langkahnya adalah :

Klik start > Programs, baru masuk ke folder MS Office. Atau mungkin langsung dari klik start > Programs > Microsoft Word.

2. Dari shortcut yang sebelumnya kita buat terlebih dahulu.

Langkah – langkahnya adalah dengan klik ganda shortcut yang akan dibuka

3. Dari Start > Run lalu kita pilih Browse.

Langkah – langkahnya adalah tinggal kita cari letak dari file yang akan kita buka. Misalnya di Program Files\Microsoft Office\Winword.exe. Setelah terpilih klik Ok.

4. Cara lain adalah melalui Windows Explorer, lalu kita cari lokasinya seperti pada langkah no. 3.

5. Sedangkan yang terakhir adalah melalui fasilitas pencarian yang dimiliki oleh Windows.

Langkah langkahnya adalah klik start > Search > All files and folders. Pada form isian kita bisa menuliskan nama file yang ingin kita cari, misalnya winword. Setelah ditemukan tinggak klik maka file tersebut akan dieksekusi.

Setelah tereksekusi maka aplikasi MS Word akan dijalankan dan menampilkan lingkungan kerja sebagai berikut:

Sedangkan tampilan pada lingkungan kerja Open Office.org Writer adalah sebagai berikut:

Gambar 7. Lingkungan kerja OpenOffice.org Writer di platform Linux

2.4. Rangkuman Kegiatan Belajar 1 :

Perangkat Lunak Word Processor (selanjutnya disebut pengolah kata) adalah suatu program pengolah dokumen berisi teks dan gambar yang memiliki banyak keistimewaan dan sangat profesional dibanding dengan program teks yang sudah ada. Perangkat Lunak pengolah kata yang paling banyak digunakan saat ini adalah MS Word, hampir disemua instansi pemerintah dan perusahaan-perusahaan menggunakannya.

3. KEGIATAN BELAJAR 2

3.1. Tujuan Pemelajaran

Siswa mampu mengenali menu, membuat, membuka, menyimpan dokumen menggunakan Perangkat Lunak pengolah kata MS Word.

3.2. Mengenali Lingkungan Kerja

3.2.1. Menu dan Toolbar

Menu menampilkan sekumpulan perintah. Beberapa di antaranya selain berupa teks juga memiliki gambar (image) yang menjadi simbolnya sehingga mudah mengasosiasikan keduanya.

Sebagian besar menu terletak pada menu bar, sedangkan toolbar adalah sebuah baris memanjang yang bisa terdiri dari button (tombol), menu, atau kombinasi keduanya. Biasanya dapat diaktifkan atau dinonaktifkan melalui View > Toolbars

Gambar 8. Keterangan menu dan toolbar

3.3. Keyboard Shortcut

Kunci shortcut berfungsi untuk mengakses perintah dengan menggunakan keyboard, yang sebagian besar mengacu pada layout keyboard U. S. Untuk sebagian pengguna yang sudah banyak mengetahui kombinasi kunci-kunci ini biasanya lebih senang bekerja tanpa menggunakan mouse. Karena akan banyak menghemat waktu dan mempercepat pekerjaan.

 

Di bawah ini terdapat daftar kombinasi kunci pada keyboard yang sering digunakan untuk mengeksekusi perintah dalam aplikasi MS Word.

Kombinasi Shortcut yang sering digunakan

Fungsi

CTRL+N

Membuat sebuah dokumen baru

CTRL+O

Membuka dokumen

CTRL+W

Menutup dokumen

ALT+CTRL+S

Memecah jendela dokumen

ALT+SHIFT+C

Mengembalikan dokumen setelah dipecah

CTRL+S

Menyimpan dokumen

CTRL+B

Membuat cetak tebal

CTRL+I

Membuat huruf miring

CTRL+U

Membuat huruf bergaris bawah

CTRL+SHIFT+<

Mengurangi ukuran huruf

CTRL+SHIFT+>

Memperbesar huruf

CTRL+C

Menyalin teks atau obyek terpilih

CTRL+X

Memotong teks atau obyek terpilih

CTRL+V

Menempelkan teks atau obyek

CTRL+Z

Membatalkan aksi sebelumnya

CTRL+Y

Menjalankan lagi aksi terakhir

CTRL+F

Mencari teks dan item-item khusus

ALT+CTRL+Y

Mengulangi pencarian (setelah menutup jendela Find and Replace)

CTRL+H

Mengganti teks, format spesifik, dan item khusus

CTRL+G

Menuju ke page, bookmark, footnote, tabel, comment, graphic, atau lokasi lain

ALT+CTRL+HOME

Melakukan penelusuran melalui sebuah dokumen

ALT+CTRL+P

Mengubah ke print layout view

ALT+CTRL+O

Mengubah outline view

ALT+CTRL+N

Mengubah normal view

BACKSPACE

Menghapus ke kiri satu karakter

CTRL+BACKSPACE

Menghapus ke kiri satu kata

DELETE

Menghapus ke kanan satu karakter

CTRL+DELETE

Menghapus ke kanan satu kata

CTRL+SHIFT+F

Mengubah font

CTRL+SHIFT+P

Mengubah ukuran font

CTRL+]

Menambah ukuran font per 1 point

CTRL+ [

Mengurangi ukuran font per 1 point

CTRL+D

mengubah format karakter (perintah font, menu format)

SHIFT+F3

Mengubah besar kecilnya huruf

CTRL+SHIFT+A

Memformat huruf menjadi besar semua (capital)

CTRL+SHIFT+W

Menggaris bawahi kata tanpa spasi

CTRL+SHIFT+D

Memberi garis bawah ganda pada teks

CTRL+SHIFT+H

Membuat teks yang tersembunyi

CTRL+SHIFT+K

Memformat huruf menjadi huruf besar tetapi berukuran kecil

CTRL+EQUAL SIGN

Membuat format subscript

CTRL+SHIFT+PLUS SIGN

Membuat format superscript

CTRL+SPACEBAR

Menghilangkan format karakter manual

CTRL+SHIFT+Q

Mengubah font menjadi simbol

CTRL+A

Mengeblok seluruh data

Tabel 1. Daftar kunci shortcut yang sering digunakan dalam MS Word

Untuk mencari informasi mengenai kombinasi lainnya tekan saja tombol F1 atau Help lalu masukkan kata kunci keyboard shortcut, maka akan ditampilkan seluruh perintah yang ada dalam MS Word.

3.4. Operasi Dasar

3.4.1. Membuat Dokumen Baru

Untuk membuat dokumen yang baru juga memiliki lebih dari satu cara:

1. Klik File > New

Gambar 9. File > New

2. Dengan keyboard shortcut Ctrl + N

3. Dan klik pada icon

Kemudian akan muncul lembar kerja kosong seperti Gambar 3.6, baru mulai membuat atau mengetik naskah.

3.4.2. Menyimpan Dokumen

Setelah bekerja dengan dokumen yang baru kita perlu melakukan penyimpanan terhadap dokumen tersebut untuk mengantisipasi bila nanti kita perlu bekerja dengan dokumen itu kembali. Cara-cara yang bisa dilakukan adalah:

1. Klik File > Save

Gambar 10. File > Save

2. Dengan keyboard shortcut Ctrl + S

3. Dan klik pada icon

Dalam menu File juga terdapat perintah Save As yang dimaksudkan untuk menyimpan file yang sudah ada sebelumnya dengan nama yang lain. Hal ini ditujukan bila kita ingin melakukan perubahan terhadap sebuah file namun file aslinya masih tetap kita pertahankan.

Ketika kita ingin menyimpan sebuah dokumen baru maka yang akan muncul setelah mengeksekusi perintah simpan adalah sebuah jendela Save As. Kita harus memasukkan sebuah nama untuk mengidentifikasi file tersebut setelah sebelumnya kita tentukan lokasi penyimpanannya.

Sedangkan untuk type file terdapat berbagai macam pilihan, untuk type asli file kita akan disimpan dengan ekstensi doc. Pilihan type yang lain tergantung dari kebutuhan kita terhadap file tersebut. Bisa berupa txt bila tanpa menggunakan tambahan obyek lainnya seperti gambar. Atau bila kita ingin membuat sebuah halaman web maka bisa dipilih type web page (html).

Gambar 11. Jendela Save atau Save As

3.4.3. Membuka Dokumen

Dalam pengoperasian Perangkat Lunak MS Word disamping kita mampu membuat dokumen baru juga dituntut untuk bisa membuka dan menutup dokumen yang sudah kita buat guna untuk perbaikan-perbaikan apabila terjadi kesalahan pada dokumen tersebut.

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan:

1. Klik File > Open

Gambar 12. File > Open

1. Dengan keyboard shortcut Ctrl + O

2. Dan klik pada icon

Ketiga cara di atas akan mengaktifkan jendela Open, kemudian kita tinggal mencari file mana yang akan kita buka.

Gambar 13. Jendela Open

3.4.4. Menutup Dokumen

Setelah berhasil membuka sebuah file maka kita harus bisa menutupnya secara benar, tetapi sebelum kita menutup file sebaiknya harus disimpan dulu.

Cara yang bisa ditempuh adalah sebagai berikut:

1. Klik File > Close

Gambar 14. File > Close

2. Dan klik pada icon X yang terletak di sebelah kanan atas lembar kerja.

 

4. KEGIATAN BELAJAR 3

4.1.         Tujuan Pemelajaran

Siswa mampu melakukan editing sederhana, isian berulang menggunakan Perangkat Lunak pengolah kata MS Word.

 

 

4.2.     Melakukan Editing Dan Formatting Sederhana

Untuk membuat sebuah naskah yang bagus kita bisa memanfaatkan berbagai macam fasilitas yang disediakan oleh MS Word, terutama fasilitas formatting yang sudah diletakkan dalam sebuah toolbar tersendiri.

 

Gambar 15. Toolbar Formatting

Pada toolbar tersebut sudah tersedia fasilitas-fasilitas untuk mengubah jenis huruf (font style), ukuran huruf (font size), format huruf, perataan (alignment), spasi baris, penandaan dan penomoran, jarak masuk paragraf, batas tepi, highlight, serta warna font.

Sedangkan untuk fasilitas lainnya bisa diakses melalui menu Format.  

       

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

Gambar 16. Menu Format beserta perintah-perintahnya                                                                            

                                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                              

                                                                                                       Gambar 17. Jendela Columns

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 18. Jendela Drop Cap

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 19. Jendela Tab

 

Dari masing-masing bisa dijelaskan bahwa untuk membuat kolom koran atau naskah yang berkolom (bukan tabel) kita bisa memanfaatkan Format > Columns. Jumlah kolom bisa diatur sesuai dengan kebutuhan.

Sedangkan Drop Cap dimaksudkan untuk menonjolkan sebuah karakter terpilih dalam sebuah paragraf, biasanya ini digunakan pada huruf depan sebuah paragraf.

Format > Tab bisa dimanfaatkan untuk memberi tanda tertentu yang aktif bila kita menekan tombol Tab. Biasanya dimanfaatkan untuk membuat titik-titik pada daftar isi.

 

4.3.    Mengatur Layout Dokumen

Agar penampilan dokumen kita lebih bagus perlu kita lakukan juga pengaturan pada batas (margin), ukuran kertas juga orientasi yang kita butuhkan. Untuk mengaksesnya klik pada File > Page Setup hingga muncul jendela dialog seperti di bawah ini.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 20. Jendela Tab

Pada tab Margin terdapat form-form pengaturan batas kanan, kiri, atas dan bawah. Sedangkan Orientation digunakan untuk memilih tampilan memanjang atau melebar. Tab Paper digunakan untuk memilih ukuran kertas, yang akan tersedia secara lengkap apabila periferal printer sudah terinstal.

 

4.4.    Mengatur Format Berulang (AutoCorrect)

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 21. Menu Tools AutoCorrect dan jendela AutoCorrect

 

Bila dalam pengetikan sebuah naskah kita sering menjumpai istilah atau kata yang sama, untuk menghemat waktu pengetikan MS Word sudah menyediakan fasilitas yang disebut AutoCorrect. Maksudnya adalah dengan mengetikkan satu huruf saja, misalnya rt maka secara otomatis Word akan mengeksekusinya sebagai rukun tetangga. Tergantung pada penggunaan karakter yang kita inginkan untuk mengacu pada istilah-istilah yang ada.

Langkah:

1.    Klik tools

2.    AutoCorrect

3.    Tulis beberapa huruf depan kata yang dimaksud direplace

4.    Tulis kata/kalimat yang dimaksud pada kolom with

5.    Klik Add

6.    Dalam penulisan sebenarnya, jika hendak menulis kalimat yang berulang tersebut, cukup hanya dengan menulis huruf depannya dan tekan spasi.

 

4.5.       Pembuatan Header, Footer, Page Numbering

Header adalah tulisan atau gambar yang terletak pada bagian atas halaman yang akan terus muncul sebanyak jumlah halaman  yang kita buat. Contoh yang sering kita temui adalah kop surat. Sedangkan footer adalah header yang terletak di bagian bawah halaman.

Langkah membuat header

1.    Klik View

2.    Header and Footer

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 22. Cara mengaktifkan fasilitas Header dan Footer

 

3.    Isikan  header pada dialog.

4.    Untuk footer kita tinggal menggeser ke bagian bawah halaman.

 

 

4.6.    Menggunakan Tabulasi

Tabulasi pada keyboard adalah suatu loncatan tempat kursor berpindah yang digunakan untuk membuat awal paragraf menjorok atau masuk ke dalam, dalam word procesor telah tersedia ukuran atau jarak tabulasi secara otomatis. Untuk membuat atau mengubah tabulasi dapat dilakukan degan mudah;

1.       Tempatkan mouse pointer diatas ruler yang akan dibuat batas tabulasi yaitu pada ruler1.

2.       Klik mouse.

3.       Untuk menggeser/memindahkan letak tabulasi, klik mouse pada tanda tabulasi, kemudian tekan tombol mouse dan jangan dilepas sambil mengesernya ketempat yang Anda inginkan, lepas tombol mousenya maka sekarang tanda tabulasi akan bergeser.

Untuk menghilangkan tabulasi ada 2 cara:

Menggunakan mouse

1.    Tempatkan mouse pointer pada tabulasi yang telah dibuat.

2.    Tekan tombol mouse sambil menggesernya ke bawah sampai tanda tabulasi hilang.

3.    Setelah hilang lepaskan tombol mouse secara cepat.

Menggunakan menu

1.       Tempatkan mouse pointer pada tanda tabulasi.

2.       Tampilkan menu format dan pilih tabs atau klik dua kali mouse pointer maka akan tampil kota dialog.

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 23. Jendela dialog Tabs

 

 

 

4.7.    Membuat Teks berkolom

Pengetikan paragraf dalam bentuk kolom-kolom yang sangat umum diterapkan pada pembuatan koran sehingga pada umumnya pengetikan model seperti ini disebut kolom koran.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 24. Jendela dialog Columns

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 25. Tampilan hasil format dengan 3 kolom


4.8.       Rangkuman Pemelajaran 3 :

o          Melakukan editing menu, membuat, membuka, menyimpan dokumen

o          Mengatur layout dokumen

o          Mengatur format berulang

o          Pembuatan header, footer, page numbering

o          Menggunakan tabulasi

o          Membuat teks berkolom.

 

5. KEGIATAN BELAJAR 4

 

5.1.   Tujuan Pemelajaran

Siswa mampu membuat/mengaplikasi tabel (menambah, menghapus baris dan kolom  menggunakan Perangkat Lunak pengolah kata MS Word

 

5.2.      Membuat Tabel

Dalam suatu dokumen diperlukan suatu data yang dibuat dalam bentuk tabel atau kolom untuk mempermudah dan memperjelas dokumen untuk praktek tabel.

Proses pembuatan tabel

1.      Ketik judul tabel dengan fond size 16, bold dan rata tengah.

2.      Klik tabel pada menu bar.

3.      Klik insert.

4.      Tabel

5.      Pada kotak number of  coloums isikan jumlah kolom 3.

6.      Pada kotak number of rows isikan 4.

7.      Klik ok.

 

DAFTAR NAMA BARANG

BULAN SEPTEMBER 2004

 

NO

NAMA BARANG

JUMLAH BARANG

1.

MONITOR

2 UNIT

2.

CPU

2 UNIT

3.

PRINTER

1 UNIT

 

Proses penghapusan kolom dan baris pada posisi kursor

1.       Klik kursor pada kolom/baris

2.       Klik table > delete > pilih column atau row

3.       Enter

 

Proses penambahan kolom dan baris pada posisi kursor

1.             Klik kursor pada kolom/baris

2.             Klik table > insert > pilih table

3.             kemudian isikan berapa kolom dan baris yang akan ditambah.

4.             Klik ok

 

Gambar 26. Tampilan menu membuat tabel

 

 

5.3.      Rangkuman Pemelajaran 4 :

Dalam suatu dokumen diperlukan suatu data yang dibuat dalam bentuk tabel atau kolom untuk mempermudah dan memperjelas dokumen, seperti : menambah/menghapus baris/kolom (insert/delete row/column), tinggi baris (high row), lebar kolom (column width), dll.

6. KEGIATAN BELAJAR 5

 

6.1.    Tujuan Pemelajaran

Siswa mampu melakukan pencetakan file/dokumen dengan parameter standard dan mengetahui fitur-fitur pencetakan menggunakan Perangkat Lunak pengolah kata MS Word.

 

 

6.2.    Mencetak Dokumen

Langkah –langkah:

1.  Klik file

2.  Print

3.  Pilih page range: All, Current Page, Page dan perintah yang lain

4.  Tekan OK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 27. Cara mengaktifkan fasilitas Print dan jendela dialog Print

 

Penjelasan gambar :

Pada langkah ke 3 yaitu pilih page range : All (mencetak semua/seluruh dokumen/file), Current Page (mencetak dokumen/file pada posisi kursor), Page (mencetak dokumen/file sesuai keinginan kita misalnya : hal 1,2,5,dst).

 

 

6.3.       Rangkuman Pemelajaran 4 :

Mencetak file/dokumen dengan parameter standar dan penggunaan fitur-fitur seperti page setup, printer setup, dan print preview serta sub-sub fitur didalamnya.

 

 

 

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: